Peppol w praktyce jak mały dostawca może obsługiwać dużych zagranicznych kontrahentów?

Czym jest Peppol i dlaczego powinien zainteresować małych dostawców, którzy chcą eksportować?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) to ogólnoeuropejski standard i infrastruktura wymiany ustrukturyzowanych dokumentów biznesowych – faktur, zamówień, potwierdzeń dostawy. Nie zastępuje systemu ERP, lecz łączy go z systemami kontrahentów w całej Unii Europejskiej, a coraz częściej także poza nią.

Dla dostawcy oznacza to konkretną rzecz: jedno połączenie z certyfikowanym punktem dostępowym wystarczy, by wymieniać dokumenty z każdym podmiotem zarejestrowanym w sieci. Nie trzeba przeprowadzać osobnych uzgodnień technicznych z każdą firmą ani inwestować w kolejny interfejs przy każdym nowym kontrakcie – nawet przy eksporcie poza granice Polski.

Po co małemu dostawcy Peppol, skoro ma KSeF?

KSeF i Peppol odpowiadają na dwie różne potrzeby i nie konkurują ze sobą:

• KSeF obsługuje obowiązkowe e-fakturowanie i e-raportowanie w krajowym obrocie B2B, czyli transakcje w Polsce. Daje dostęp do polskich firm i instytucji.
• Peppol obsługuje wymianę transgraniczną oraz komunikację z sektorem publicznym w UE. Daje dostęp do zagranicznych podmiotów i instytucji, nie blokując przy tym współpracy z polskimi kontrahentami. Obejmuje też nie tylko faktury, ale również inne dokumenty – np. zamówienia czy potwierdzenia dostawy – dzięki czemu wspiera cały proces współpracy, a nie wyłącznie jego rozliczenie.

Ten podział ról – krajowe B2B po stronie KSeF, wymiana transgraniczna i publiczna po stronie Peppol – wynika wprost z oficjalnego profilu Polski w OpenPeppol.

Dla małego dostawcy różnica staje się szczególnie istotna przy współpracy z zagranicznym partnerem lub zagranicznym oddziałem – np. Lidlem w Niemczech. Zamiast budować osobne połączenie dla każdego nowego klienta, firma korzysta z jednego standardu i jednego punktu dostępowego do sieci, co automatycznie otwiera drzwi do kolejnych kontrahentów i rynków.

Planujesz współpracę z dużym kontrahentem? Sprawdź, czy korzysta z Peppol

Jeśli mały dostawca planuje współpracę z dużą europejską siecią handlową lub innym międzynarodowym odbiorcą, może sprawdzić, czy działa on w sieci Peppol. Wystarczy wyszukać potencjalnego partnera w Peppol Directory, aby zobaczyć, czy i jakie dokumenty może odbierać tą drogą. To prosty pierwszy krok, żeby ocenić, czy Peppol jest jedną z rzeczy, na które warto przygotować firmę, zanim pojawi się pierwszy duży zagraniczny kontrakt.

UWAGA! Brak kontrahenta w Directory nie przesądza, że nie korzysta on z Peppol – publikacja w katalogu nie jest obowiązkowa.

Co Peppol daje małym i średnim firmom?

Sieć Peppol usprawnia komunikację między podmiotami niezależnie od skali ich działalności i używanego oprogramowania. System działa w modelu czterech narożników: nadawca, jego punkt dostępowy, punkt dostępowy odbiorcy i odbiorca. To standard określa, jak ma wyglądać dokument, więc żadna ze stron nie narzuca drugiej własnego formatu.

Co to zmienia w codziennej pracy?

• Koszt wejścia przestaje zależeć od liczby kontrahentów, z którymi firma podejmie współpracę, bo potrzebna jest tylko jedna integracja.
• Dokumenty wymieniane przez Peppol korzystają ze wspólnych specyfikacji i standardów, a e-faktury mogą być zgodne z europejską normą EN 16931. Dzięki temu firmy mogą automatycznie wymieniać dane bez każdorazowego uzgadniania własnego formatu dokumentów.
• Mniejsza firma nie musi utrzymywać zespołu integracyjnego, żeby obsłużyć wymagania korporacyjnego procesu zakupowego.
• Wejście na kolejny rynek nie wymaga budowania komunikacji od zera – wystarczy nowy adres w sieci.

Co zyskuje dostawca, który dołącza do sieci Peppol?

Peppol sprawia, że współpraca z mniejszym dostawcą nie musi oznaczać dla kontrahenta dodatkowej pracy i ręcznej obsługi dokumentów.

Wyobraźmy sobie niewielkiego polskiego producenta, który chce rozpocząć współpracę z dużą zagraniczną siecią. Dobry produkt i konkurencyjna cena mogą nie wystarczyć, jeśli odbiorca oczekuje automatycznej wymiany zamówień i faktur. Możliwość dostosowania się do takiego procesu staje się więc jednym z warunków brzegowych przy rozpoczynaniu współpracy.

„To ważne, ponieważ w procedurach kwalifikacji dostawców zdolność do zautomatyzowanej wymiany dokumentów w ujednoliconym standardzie bywa dziś minimum wymaganym przez kontrahentów przy rozpoczynaniu współpracy.” – dodaje Tomasz Kuciel, CEO EDITEL S.A.

Dochodzą do tego efekty, które widać w liczbach. Analiza przygotowana dla Komisji Europejskiej szacuje korzyść z automatyzacji na około:

• 5,28 EUR na jednej wystawionej e-fakturze,
• 8,40 EUR na jednej odebranej e-fakturze – przy założonym koszcie pracy 46 EUR/h.

Co więcej, analiza KE porównująca modele kosztowe wskazuje, że przejście z papieru na e-fakturę może ograniczyć całkowite koszty procesu o ok. 61–72%. Spójna elektroniczna wymiana dokumentów umożliwia też automatyczne uzgadnianie, co przynosi korzyści szacowane na 25–65 EUR na jeden cykl „od zakupu do płatności”.

W praktyce oznacza to krótszy czas obiegu faktury, a więc szybszą płatność i lepszą płynność, brak kosztów druku, kopert i archiwizacji papieru oraz mniejszą liczbę dokumentów odrzuconych z powodu błędnych danych.

Peppol ułatwia również udział w zamówieniach publicznych w UE. Od 2019 roku instytucje publiczne objęte unijnymi przepisami muszą być gotowe do przyjmowania e-faktur zgodnych z europejskim standardem, dzięki czemu dostawca może korzystać z ustandaryzowanego sposobu ich przesyłania. Peppol pozwala też wyprzedzić konkurencję w przygotowaniach na kolejne etapy pakietu ViDA, który od 2030 roku obejmie e-fakturowanie i e-raportowanie dla transakcji wewnątrzunijnych.

Jak wdrożyć Peppol w małej firmie?

Wdrożenie fakturowania elektronicznego w sieci Peppol przebiega w kilku etapach i zwykle nie angażuje działu IT tak mocno, jak zakładają firmy przed startem. Proces ten obejmuje:

• wybór certyfikowanego punktu dostępowego (Peppol Access Point), który odpowiada za bezpieczne przekazywanie dokumentów;
• rejestrację identyfikatora firmy – w Polsce najczęściej numeru NIP, a przy rozbudowanych strukturach organizacyjnych numeru GLN;
• mapowanie danych z systemu ERP na format zgodny z normą EN 16931;
• testy z pierwszym odbiorcą, obejmujące zarówno wysyłkę, jak i komunikaty zwrotne;
• uruchomienie produkcyjne i bieżący monitoring statusów dokumentów.

Cały proces da się rozłożyć na tygodnie, a nie kwartały – pod warunkiem, że firma ma uporządkowane dane podstawowe: indeksy towarowe, warunki handlowe i stawki podatkowe zgodne z tym, co widzi u siebie odbiorca.

Ile kosztuje Peppol?

Peppol nie ma odgórnie ustalonej ceny dla przedsiębiorcy. Koszt zależy od wybranego dostawcy, sposobu połączenia z siecią, liczby i rodzaju wymienianych dokumentów oraz ich wolumenu. Znaczenie ma również to, czy firma korzysta z prostego portalu, czy integruje Peppol bezpośrednio ze swoim systemem ERP.

Jak wybrać Peppol Access Point?

Partnerem przy wdrożeniu Peppol może być EDITEL. Grupa jest certyfikowanym punktem dostępowym Peppol i współtwórcą platformy PEFexpert, realizowanej na zlecenie Ministerstwa Rozwoju i Technologii. Ponad 40 lat pracy z wymianą danych w łańcuchu dostaw, blisko miliard obsłużonych transakcji i aktywność w ponad 20 krajach przekładają się na wsparcie, które sprawdza się także przy pierwszym kontrakcie eksportowym.

Z EDITEL model jednej integracji obejmuje EDI, Peppol, KSeF oraz formaty i systemy krajowe – w tym słowacki IS EFA (Informačný systém elektronickej fakturácie), czyli centralny system e-fakturowania na Słowacji, a także niemieckie ZUGFeRD i X-Rechnung. Dla polskich dostawców obsługujących rynek słowacki oznacza to, że jedno połączenie pokrywa zarówno Peppol, jak i lokalne wymagania po stronie odbiorcy. Bezpieczeństwo wymiany potwierdza certyfikat ISO 27001 – w Polsce i na poziomie Grupy.

Planujesz współpracę z zagranicznym odbiorcą albo start w unijnym przetargu? Umów się na rozmowę w sprawie wdrożenia Peppol i zacznij pozyskiwać partnerów na rynku międzynarodowym.